مراسم تودیع و معارفه بخش 1

مراسم تودیع و معارفه

مراسم تودیع و معارفه بخش 1 – از آنجائیکــه مراســم تودیــع و معارفــه، جلســاتی اســت کــه در خیلــی از ســازمان ها بــا توجــه بــه ماهیــت شــان مثــل دولتــی یــا خصوصــی بودنشــان یــا بــزرگ یــا کوچــک بودنشــان متفــاوت اســت. بنابرایــن نمی تــوان بــه صــورت دقیــق اشــاره کــرد کــه ایــن مراســم و جلســات در هــر ســازمانی چگونــه برگــزار می گــردد.

اما بــا ایــن وجــود جلســات تودیــع و معارفــه، دارای یــک پایــه و اســاس کلــی می باشــد کــه در هــر نــوع ســازمان و اداره می توانــد یکســان باشــد.

بــه همیــن دلیــل تصمیــم دارم در اینجــا بــه ســؤالات و موضوعــات کلــی ایــن جلســات بپــردازم تــا هــر شــخص بــا توجــه بــه نیــاز خــود و ســازمان مربوطــه برداشــت مــورد نیــاز خــود را داشــته باشــد و جلســات تودیــع و معارفــه را بــه نفــع خــود تعدیــل نمایــد.

انواع سؤالات در خصوص مراسم و جلسات تودیع و معارفه

در اینجــا تصمیــم داریــم کــه بــه ســؤالات کلــی زیــر در خصــوص مراســم و جلســات تودیــع و معارفــه پاســخ دهیــم:

۱. اصلاً تودیــع و معارفــه چیســت؟ و یــا بــه چــه جلســاتی جلســات تودیــع و معارفه می گویند.

۲. کلاً روند برگزاری این گونه جلسات چگونه است؟

۳. در تودیع معارفه معمولاً چه کسانی شرکت می کنند؟

۴. در مراســم و جلســات تودیــع و معارفــه اولیــن شــخصی کــه صحبــت می کنــد، کیست؟

۵. در جلسات و مراسم تودیع و معارفه، تودیع لقب چه کسی است؟

6. در جلســات و مراســم تودیــع و معارفــه، لقــب معارفــه بــه چــه کســی تعلــق می گیرد؟

۷. در جلســات تودیــع و معارفــه کســی کــه تودیــع می شــود، چگونــه صحبــت نمایــد؟ چــه مطالبــی را بایــد بیــان نمایــد و از گفتــن چــه موضوعاتــی بایــد خودداری کند؟

۸. در جلســات تودیــع و معارفــه کســی کــه معارفــه می شــود، بایــد بــه چــه  موضوعاتــی اشــاره نمایــد و چــه مطالــب و موضوعاتــی را نادیــده بگیــرد؟

۹. قبــل از جلســه افــراد تودیــع شــونده و معارفــه شــونده چــه کارهایــی را بایــد انجام بدهند؟

۱۰. رئیس جلسه کیست؟ و قبل، در حین و بعد از جلسه چکار باید بکند؟

۱۱. نحــوه نشســتن افــراد بایــد چگونــه باشــد؟مثلاً مدیــر یــا رئیــس جلســه یا تودیع شونده و معارفه شونده کجاها باید بنشینند؟

۱۲. زمان این گونه جلسات معمولاً چقدر باید باشد؟

۱۳. مکان برگزاری این جلسات باید کجا باشد ؟

۱۴. در جلســات تودیــع و معارفــه بالاتریــن مقــام کیســت؟ چــه تعــداد از افــراد و تــا
چه سطحی دعوت می شوند؟

پاسخ سؤال اول

در ابتــدا اجــازه دهیــد، بــه ایــن ســؤال پاســخ بدهیم کــه تودیع و معارفه چیســت؟

بــه چه جلســاتی جلســات تودیــع و معارفــه می گویند.

تعریف کوتاهی از خود کلمه ی تودیع و معارفه؛

تودیــع در معنــای لغــوی یعنــی وداع کــردن، بــدرود گفتــن و ســپردن چیــزی نــزد کســی یــا بــه کســی و معارفــه یعنــی اظهــار آشــنایی کــردن ، بــا هــم اظهــار آشــنایی کــردن، یکدیگــر را شــناختن،(شــناخت یکدیگــر).

پــس بــه کســی کــه پســت و مقــام خــودش را تــرک می کنــد و تحویــل شــخص دیگــری می دهــد لقــب تودیــع داده می شــود. یعنــی ایــن شــخص دارد تودیــع می شــود و از کاری کــه الان دارد جابجــا می گــردد.

بــه کســی کــه دارد همــان پســت و مقــام و جایــگاه نفــر تودیــع شــده را کســب می کنــد؛ لقــب معارفــه داده می شــود. یعنــی ایــن شــخص دارد بــرای کار جدیــدش در جلســه ای کــه بــه همیــن منظــور گرفتــه شــده اســت معرفــی می شــود.

بــه ایــن نــوع جلســات کــه در آن در دو نفــر تودیــع و معارفــه می شــوند جلســات تودیــع و معارفــه گفتــه می شــود. معمولاً از رؤســای ادارات بــه بــالا بــرای آن هــا جلســات تودیــع و معارفــه تــدارک دیــده می شــود.

یادآوری

در اینجــا قبــل از اینکــه بــه ســایر ســؤالات پاســخ دهــم، بایــد یــک یــادآوری داشــته باشــیم؛ اینکــه رســوم هــر ســازمانی متفــاوت هســت؛ بنابرایــن آنچــه در اینجــا بیــان می شــود صــد در صــد نیســت. شــما بایــد بــا خلاقیــت خودتــان ایــن تغییــرات را اعمــال بکنیــد؛

پاسخ سایر سؤالات

در ایــن قســمت بــه ایــن ســؤال پاســخ می دهیــم کــه در یــک جلســه ی تودیــع و معارفــه چــه کســانی حضــور دارنــد و هــر کــدام چــه صحبت هایــی می کننــد و چــه کارهایــی را انجــام می دهنــد؟

افراد اصلی که در این جلسه حضور آن ها الزامی است؛

مدیــر یــا مســئول قبلــی یعنــی کســی کــه می خواهــد تودیــع شــود و مدیــر یا مســئول جدیــد کــه می خواهــد جانشــین مدیــر قبلــی شــود. یعنــی کســی کــه می خواهــد معرفــی شــود.

شــخص بعــدی کــه حضــورش در ایــن جلســات واجــب اســت. شــخص دبیــر جلســه یــا رئیــس جلســه اســت. معمولاً ایــن شــخص از طــرف مدیرعامــل انتخــاب می شــود و کســی اســت کــه در آن حــوزه ای کــه مراســم تودیــع و معارفــه انجــام می شــود فعالیــت دارد و از نظــر فــن بیــان و ســخنوری نیــز در ســطح بالایــی قــرار دارد. دبیــر جلســه معمــولاً از مدیــران ارشــد و یــا رؤســای ادارات هســتند.

بعــد از حضــور افــراد فــوق در جلســات تودیــع و معارفــه، ســایر مدیــران مربوطــه بــه حــوزه اشــخاص تودیــع و معارفــه شــونده حضــور دارنــد. بــه همیــن ترتیــب ســایر رؤســای ادارات و کارشــناس مســئولان و کارشناســان کــه حضــور ایــن افــراد کــم رنگ تــر می شــود.

به هرحــال در هــر جلســه ی ایــن چنینــی تمــام کارکنــان می تواننــد شــرکت کننــد کــه بیشــتر کارکنــان همــان حــوزه مربــوط بــه اشــخاص تودیــع و معارفــه شــونده می باشند. مثلاً کارکنــان حــوزه مالــی، حــوزه ی برنامه ریــزی یــا حــوزه ی فنــی حضــور دارنــد.

بــرای جلســه تودیــع و معارفــه از ســطح رئیــس اداره بــه بــالا، مدیرعامــل یــا مدیــرکل یــا معــاون می تواننــد حضور داشــته باشــند امــا بــرای ســطح مدیــر حضــور مدیرعامــل یــا معــاون ایشــان ضــروری اســت.

شروع کننده جلسات تودیع و معارفه کیست؟

دبیر جلسه

مراسم تودیع و معارفه بخش 1 – در ابتــدا رئیــس یــا دبیــر جلســه به عنــوان مجــری و شــروع کننــده شــروع بــه صحبــت کــردن می کنــد و جلســه به صــورت رســمی آغــاز می شــود. ایشــان بــا توجــه بــه اینکــه اطلاعــات پرســنلی افــراد را از قبــل جمــع آوری کــرده اســت، اقــدام می کنــد.

صحبت هــای ایشــان بیشــتر پیرامــون شــغلی اســت کــه الان دارد از یــک فــرد بــه فــرد دیگــری واگــذار می گــردد و نقــش و اهمیــت ایــن پســت و جایــگاه را در ســازمان گــوش زد می کنــد. پــس از آن شــروع بــه خوانــدن حکــم شــخص معارفــه شــونده می کنــد. پــس از اینکــه حکــم کارگزینــی فــرد معارفــه شــونده خوانــده شــد.

مجــری شــروع بــه توضیحاتــی در مــورد شــخص مدیــر قبلــی یــا تودیــع شــونده یــا کســی کــه می خواهــد خداحافظــی کنــد، می کنــد و عملکــرد نامبــرده را توضیــح می دهد کــه معمولاً هــم جنبه هــای مثبــت ایــن عملکــرد در نظــر گرفتــه می شــود مثلاً می گویــد کــه چنــد ســال یــا چنــد مــدت در ایــن پســت بــوده اســت و چــه کارهــای مفیــدی را انجــام داده اســت. در پایــان نیــز دبیــر جلســه از مدیــر قبلــی تقدیــر و تشــکر می نمایــد.

بعد از اینکــه مجــری توضیحاتــش رو در مــورد مدیــر قبلــی بیــان کــرد شــروع بــه توضیــح در مــورد فعالیت هــا و ســوابق و جایگاه هــای مدیــر جدیــد می کنــد. اینکــه چــه کارهایــی رو انجــام داده و چــه مشــاغلی را در دســت داشــته اســت. در اینجــا نیــز مجــری نــکات مثبــت و قابــل تقدیــر مدیــر جدیــد را بیــان می کنــد.

در نهایــت اینکــه بــه مدیــر جدیــد نیــز ایــن شــغل را تبریــک می گویــد و بــرای او آرزوی موفقیــت می کنــد. ایــن توضیحــات بهتــر اســت کــه بیــن ده تــا پانــزده دقیقــه بیشــتر نباشــد. البتــه در مــوارد اســتثناء و در صــورت نیــاز بــه نیــم ســاعت هــم ممکــن اســت کــه برســد. کــه مــا در اینجــا زمــان مفیــد و مؤثــر آن را همــان ده الــی پانــزده دقیقــه در نظــر می گیریــم.

مدیر قبلی(تودیع شونده)- مدیر جدید(معارفه شونده)

بعــد از صحبت هــای دبیــر جلســه نوبــت بــه صحبــت کــردن مدیــر قبلی (تودیــع شــونده) می رســد و بعــد از آن نیــز نوبــت بــه مدیــر جدید(معارفــه شــونده) داده می شــود.

در قســمت های قبــل توضیــح دادم کــه بعــد از صحبت هــای دبیــر جلســه نوبــت بــه صحبــت کــردن مدیــر قدیــم یــا کســی کــه قــرار هســت خداحافظــی کنــد و جایگاهــش را تــرک کنــد، می رســد.

در اینجــا توضیــح می دهیــم کــه مدیــر تودیــع شــونده در جلســه تودیــع و معارفــه چــه مطالبــی را عنــوان می کنــد.

ایشــان از سوابقشــان می گوینــد، از فعالیت هــا و کارهایــی کــه انجــام داده انــد، مثلاً اگــر در حــوزه مالــی بوده انــد، می گوینــد؛ در مدتــی کــه ایــن پســت را در اختیــار داشــتند، چگونــه باعــث شــده اند، ســود شــرکت بــه بالاتریــن ســطح افزایــش یابــد یــا چقــدر هزینه هــای ســازمان در زمــان مدیریــت ایشــان کاهش یافتــه اســت و در مقابــل درآمدهــا افزایش یافتــه اســت.

یــا اینکــه چقــدر بــا حسابرســان شــرکت تعامــل داشــته اســت و در طــول دوران تصــدی ایــن شــغل توســط ایشــان خیلــی از بندهــای گــزارش حسابرســی حــذف شــده اســت،یا اینکــه اصلاً بنــد گــزارش حســابرس ایجــاد نشــده اســت.

نهایتاً می تواند بــا اســتناد بــه آمــار، نتایجــی را ارائــه بکننــد. مثلاً زمانــی کــه مــن آمــدم فــروش مــا، یــا خروجــی کاری این قــدر بــوده اســت.

اما زمانــی کــه مــن دارم مــی روم بــه ایــن مقــدار رســیده اســت و از ایــن موضــوع خیلــی خوشــحال هســتم.

البتــه اگــر نتیجــه معکــوس بــوده اســت و فــروش کــم شــده اســت،قاعدتاً لزومی نــدارد کــه چنیــن چیــزی را اعلام نماینــد.

ایشــان در اینجــا بهتــر اســت کــه از کارکنــان خــود کــه در ایــن مــدت بــا او همــکاری داشــته اند تقدیــر و تشــکر نماینــد. همچنیــن از مدیــران رده بــالای شــرکت تشــکر کننــد و یــک دیــد سیســتمی و بلنــد مــدت داشــته باشــند.

از گفتــن مطالــب منفــی و تشــنج زا خــودداری کننــد. چــون ممکــن اســت، شــخص (مدیــر تودیــع شــونده) دوبــاره بــه همیــن حــوزه بــاز گــردد. یــا در ســایر حوزه هــا بــا همیــن کارکنــان همــکار بشــود.

درصورتی کــه در اینجــا بدگویــی نمایــد، آینــده ی خــودش را بــه نوعــی خــراب می کنــد. بهتــر اســت، صحبت هــای ایــن مدیــر کوتــاه و حداکثــر 7 دقیقه باشد.

البتــه ایــن زمــان بســتگی بــه جــو و شــرایط جلســه نیــز دارد.

مثلاً فــرض بکنیــد فــردی کــه قــرار هســت خداحافظــی بکنــد. اصلاً قهــر کــرده اســت، یــا بــه هــر دلیلــی نمی خواهــد در جلســه حاضــر شــود مثلاً اخراج شده است و تمایلــی هــم نــدارد حضور داشــته باشــد.

در این صورت تقریباً نیمــی از زمــان برنامــه کــم می شــود، فقــط از او یــک تشــکر صــوری شــکل می گیــرد، بعــد نفــر جدیــد معرفــی می شــود و خیلــی ســریع هــم از ایــن موضوعــات عبــور می کننــد.

گاهــی اوقــات مراســم و جلســات تودیــع و معارفــه ای هســت کــه یــک جــو عاطفــی خوبــی در آنجــا وجــود دارد. در ایــن جلســات افراد معمولاً طولانی صحبت می کننــد.

در ادامــه راهکارهایــی را خواهیــم گفــت کــه چطــور از ایــن جلســات عاطفــی بهتریــن اســتفاده را ببریــم، چــه به عنــوان فــردی کــه قــرار هســت بــه یــک مســئولیتی برســد، چــه به عنــوان فــردی کــه قــرار هســت آن مســئولیت را تحویــل بدهــد.

صحبت های مدیر جدید(معارفه شونده) چیست؟

بعــد از صحبت هــای مدیــر قبلــی، نوبــت بــه صحبــت کــردن فــردی کــه قــرار هســت آن مدیریــت و مســئولیت را بــه عهــده بگیــرد، می رســد.

ایشــان ضمــن تقدیــر و تشــکر از مســئولین شــرکت یــا ســازمان ، قســمتی از فعالیت هــا و رزومــه ی خودشــان را می گوینــد، در خصــوص اهدافــش در آینــده صحبــت می کنــد و کارهــا و برنامه هــای جدیــدی کــه در آینــده می خواهــد انجــام بدهــد.

ایــن رونــدی کــه در حــدود ســه چهــار دقیقــه بــرای شــما توضیــح داده شــد، ممکن اســت ده دقیقــه و حتــی خیلــی بیشــتر طــول بکشــد. کاملاً بســته بــه شــرایط اســت. البتــه بهتــر اســت کــه مدیــر جدیــد نیــز صحبت هــای خــود را حــدود 7 دقیقــه بــه پایــان برســاند.

لازم بــه توضیــح اســت کــه در این گونــه جلســات چــون دبیــر جلســه ایــن مدیــران را معرفــی می کنــد و نیــز چــون ایــن جلســات بیشــتر درون ســازمانی انجــام می شــود. کارکنــان بــا هــم آشــنایی دارنــد و نیــازی نیســت کــه خودشــان را دوبــاره معرفــی کننــد. هــر چنــد کــه منعــی هــم بــرای ایــن کار نیســت و مدیــران قدیــم و جدیــد می تواننــد خودشــان را معرفــی نماینــد.

تــا اینجــا توضیــح دادم کــه ســه نفــر از جملــه دبیــر جلســه ، مدیــر قبلــی و مدیــر جدیــد هــر کــدام بــه نوعــی صحبت هایــی را ایــراد نمودنــد.

مراسم تودیع و معارفه بخش 1 – در اینجــا نیــاز دیــدم توضیحــات و نــکات بیشــتری را در خصــوص صحبت هــای ایــن دو مدیــر یــا ایــن دو شــخص تودیــع و معارفــه شــونده بدهــم. آن هــم ایــن اســت کــه ایــن مدیــران در جلســات چــه مطالبــی را بایــد بگوینــد و از ایــراد چــه موضوعاتــی بایــد خــودداری نماینــد. تــا بیشــترین اســتفاده را از ایــن جلســات بدســت آورنــد.

مراسم تودیع و معارفه بخش 1

مراسم تودیع و معارفه بخش 1

جهت دریافت نسخه چاپی کتاب سخنرانی ویژه مراسم لطفاً بر روی تصویر کلیک نمایید.

برای دریافت نسخه الکترونیکی کتاب سخنرانی ویژه مراسم لطفاً بر روی لینک زیر کلیک نمایید.

جهت دریافت نسخه الکترونیکی

اشتراک این صفحه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *