جلسه پرسش و پاسخ و نحوه توزیع متن سخنرانی

جلسه پرسش و پاسخ

جلسه پرسش و پاسخ

جلسه پرسش و پاسخ _ نحوه توزیع متن سخنرانی

جلسه پرسش و پاسخ

جلسه پرسش و پاسخ _ می توانیــد ایــن مرحلــه از کار را کمــی قبــل از پایــان ســخنرانی انجــام دهیــد و بعــد بــه جمع بنــدی ســخنرانی خــود بپردازیــد؛ امــا بهتــر اســت کــه آن را بــرای پایــان ســخنرانی طراحــی کنیــد.

بخش اغلــب بــه انــدازه خــود ســخنرانی یــا حتــی بیشــتر از آن می توانــد مهــم باشــد. نحــوه برخــورد شــما بــا ســؤال کنندگان و جواب هایــی کــه می دهیــد می توانــد شــما را قدرتمنــد یــا ضعیــف جلــوه دهــد.

در ایــن قســمت هــم ماننــد خــود ســخنرانی شــما بایــد توجــه مخاطب و ســؤال کنندگان را جلــب نماییــد تــا در اینجــا نیــز مراتــب تکامــل خــود را بپیماییــد. خودتــان را بــرای ایــن قســمت آمــاده کنیــد.

اگــر ســخنرانی موفــق و پویایــی داشــته باشــید، امــا در ایــن بخــش کیفیــت کار را پاییــن بیاورید، مخاطبــان را بــا آخریــن تأثیــر کــه اتفاقــا منفــی هــم خواهــد بــود، تنهــا خواهیــد گذاشــت. بــا پیش بینــی ســؤالاتی کــه ممکــن اســت از شــما پرســیده شــود، بــه تمریــن کــردن در ایــن بخــش بپردازیــد و واکســن را بزنیــد! فهرســت ســؤالات احتمالــی را تهیــه کنیــد. ایــن کار را می توانیــد از برگزارکننــدگان یــا ســایر ســخنرانان یــا دوســتان و آشــنایان کــه ســخنرانی را بــرای آن هــا انجــام داده ایــد بپرســید. پاســخ های صحیــح را یافتــه و بــا صــدای بلنــد شــروع بــه تمریــن و جــواب دادن کنیــد!

یــک راه بــرای آن کــه تســلط کافــی بــر ســؤالات داشــته باشــید و ســؤال کنندگان واقعــی را بشناســید ایــن اســت کــه از افــراد بخواهیــد تــا سؤالاتشــان را مکتــوب کننــد. قطعــا در ایــن مرحلــه از تعــداد افــراد کاســته خواهــد شــد و می توانیــد بــه ســؤالات افــراد کمتــری پاســخ گو باشــید. ایــن کار اعتبــار شــما را نیــز بــالا خواهــد بــرد. یــک کار عملــی را از مخاطــب خواســته اید کــه کمتــر کســی آن را انجــام می دهــد و خیلــی از ســؤالات کــم ارزش و شــفاهی از گردونــه خــارج می شــود. همچنیــن از ســؤالات جنجــال برانگیــز و چالشــی جلوگیــری می کنیــد چــون ایــن گونــه ســؤالات معمولا شــفاهی و بــا لحــن تنــدی همــراه اســت کــه نوشــتن روی کاغــذ آن حــس را پوشــش نمی دهــد.

جلسه پرسش و پاسخ _ مدیریت جلسه پرسش و پاسخ

1. کل حضار را در نظر بگیرید و به سؤالات همه توجه کنید و پاسخ دهید.

2. بــه ســؤالات گــوش فــرا دهیــد؛ هیــچ واکنشــی نشــان ندهیــد، ســپس بــه گونــه ای مطلــوب و دقیــق بــه آن هــا پاســخ بگوییــد.

3. جلســه پرســش و پاســخ هنــوز جــزء ســخنرانی شماســت؛ بنابرایــن؛ همچنــان صــاف بایســتید و حــرکات ســر و دســت و ارتبــاط چشــمی را فرامــوش نکنیــد.

4. در هنــگام پاســخ بــه فــرد ســؤال کننده فقــط بــه او نــگاه نکنیــد. نــگاه خــود را از او شــروع کنیــد و بــه او پایــان دهیــد ، دامنــه ی دیــد خــود را در بیــن دیگــران هــم بگســترانید.

5. ســؤالات را یــک بــه یــک جــواب دهیــد. پــس از پاســخ دادن از شــخص ســؤال کننده نپرســید «کــه او قانــع شــده اســت یــا خیــر؟» اگــر قانــع نشــود:

* امــکان این کــه دیگــر اهمیــت ندهــد زیــاد اســت؛ کــه در ایــن حالــت کارتــان را ادامــه می دهیــد.

* خــودش دوبــاره ازشــما خواهــد خواســت کــه توضیــح دهیــد. نیــاز بــه یــادآوری و پرســیدن شــما نیســت.

* در صــورت قانــع نشــدن بــرای کســب اطلاعــات بیشــتر در پایــان ســخنرانی بــه ســراغ شــما می آیــد.

6. ســؤالات منفــی را بــه ســؤالات مثبــت تبدیــل کنیــد، آنــگاه ایــن ســؤالات مبــدل و تمــام ســؤالات مثبــت دیگــر را بــه همــان گونــه کــه هســتند تکــرار کنیــد تــا کل مخاطبــان نیــز آن را بشــنوند. ایــن کار بــه نوعــی فرصــت خریــدن هــم اســت. بــرای ایــن کــه پاســخ مناســب را پیــدا کنیــد.

جلسه پرسش و پاسخ _ نمونه یک سؤال منفی و تبدیل آن به یک سؤال مثبت:

ســؤال منفــی: چــرا شــما بــه فــروش کالا هــای خــود و ســود شــرکت، بیشــتر از حقــوق و آرامــش کارکنــان اهمیــت می دهیــد؟

تبدیــل بــه ســؤال مثبــت: رو بــه جمعیــت می کنیــم و ســؤال را بــه این صــورت تبدیــل می کنیــم. «یکــی از حضار محترم درباره سایست ها و نگــرش مــا نســبت بــه دســتمزد و مزایــای کارکنــان می خواهنــد، اطلاعاتــی داشــته باشند.»

7. در جــواب ســؤالاتی کــه در طــول ســخنرانی کامــلا توضیــح داده ایــد یــا این که قبلا پاســخ داده ایــد و تکــرار ی محســوب می شــوند؛ اشــاره داشــته باشید که در این باره قبــلا توضیــح داده ایــد و در صــورت نیــاز دعــوت کنید کــه آخــر جلســه آن هــا را ببینیــد.

8. اگــر بــا ســؤالی کــه ربطــی بــه موضــوع ســخنرانی نــدارد، مواجــه شــدید، وسوســه نشــوید کــه بگوییــد، ایــن ســؤال ربطــی بــه موضــوع نــدارد؛ در عــوض می توانیــد بگوییــد کــه چــه ســؤال جالبــی تاکنــون از ایــن زاویــه بــه ایــن موضــوع نــگاه نکــرده بــودم. اگــر امــکان دارد بعــد از ســخنرانی تشــریف بیاوریــد تــا بیشــتر در مــورد آن صحبــت کنیــم. ســپس ارتبــاط خــود را بــا فــرد مــورد نظــر قطــع کنیــد و بــه ســمت دیگــری حرکــت کنیــد و بــه ســؤال کننده بعــدی پاســخ دهیــد.

9. اگــر پاســخ ســؤالی را نمی دانیــد می توانیــد ایــن گونــه پاســخ دهیــد کــه پاســخ ســؤال را نمی دانیــد ولــی می توانیــد آن هــا را راهنمایــی کنید کــه جــواب را از کجــا بیابنــد. منبعــی را معرفــی نماییــد. مثــل کتــاب یــا فــلان ســایت یــا شــخص خاصــی. یــا خودتــان قــول دهیــد کــه جــواب را پیــدا می کنیــد و در اختیــار آن هــا قــرار می دهیــد . هــر گــز بــه پرســش ها جــواب اشــتباه ندهیــد چــون از وجهــه شــما می کاهــد و یــک جایــی امــکان لــو رفتــن داریــد. همــان بهتــر کــه بگوییــد نمی دانیــد و بــا ترفند هــای فــوق پاســخ دهیــد.

10. دســت آخــر آن کــه موقعــی کــه از شــما ســؤال می شــود هرگــز عصبانــی نشــوید، خونســردی خــود را حفــظ کنیــد؛ و دیدگاهــی مثبــت و حرفــه ای بــه ایــن داســتان داشــته باشــید. در نهایــت، بــرای پاســخ دادن بــه ســؤالات، خــود را بــا مطالعــه منابــع مختلــف تقویــت کنیــد.

پرینت گرفتن از متن سخنرانی

در بعضــی از ســخنرانی ها از شــما می خواهنــد کــه متــن ســخنرانی تان را در اختیــار شــنوندگان قــرار دهیــد. در ایــن صــورت در صفحــه اول به ترتیــب عنوان ســخنرانی، نــام و نــام خانوادگــی و ســمت خــود، نــام گــروه مخاطــب، شــهر و مــکان ســخنرانی و تاریــخ آن را تایــپ کنیــد. متــن ســخنرانی را به صــورت یــک خــط در میــان و در کاغذهــای A4 صفحه بنــدی و تایــپ کنیــد.

دو روش برای توزیع متن سخنرانی:

1- اگــر احســاس کردیــد کــه مخاطبــان در طــول ســخنرانی بــه متــن ســخنرانی نیــاز دارنــد ، قبــل از شــروع ســخنرانی درمیــان مخاطبــان توزیــع کنیــد.پالبتــه ایــن کار باعــث ایجــاد یــک مشــکل می شــود و آن هــم ایــن اســت کــه توجــه مخاطبــان از ســمت ســخنران بــه ســمت جــزوه یــا متــن ســخنرانی مــی رود و سرشــان پاییــن اســت. اگــر ایــن کار الزامــی اســت و مخاطبــان بایــد روی آن چیــزی یادداشــت کننــد، ایــن کار درســت اســت.

2- روش دیگــر توزیــع متــن ســخنرانی ایــن اســت کــه در پایان ســخنرانی، آن را در اختیــار برگزارکننــده قــرار دهیــد تــا در خروجــی ســالن بایســتد و بــه مخاطبانــی کــه در حــال تــرک ســالن هســتند، تحویــل دهــد؛ البتــه اگــر فرصــت کافــی و شــرایط آن را داشــته باشــید کــه خودتــان ایــن کار را انجــام دهیــد خیلــی مؤثر تــر خواهــد بــود.

در ایــن حالــت بــه چشــمان مخاطبانــی کــه در حــال خــروج هســتند، بنگریــد، بــا آن هــا دســت بدهیــد، لبخنــدی بــر لــب داشــته باشــید و از حضورشــان در ســمینار یــا همایــش آن روز تشــکر و قدردانــی کنیــد. بــا ایــن کار اثــر بســیار خوبــی را در مخاطــب می گذاریــد و بــرای خــود نیــز اعتبــار و جایــگاه محکم تــری درســت می کنیــد، حتــی اگــر پیــش نیایــد کــه بــرای آن مخاطــب دوبــاره ســخنرانی داشــته باشــید، آن هــا وســیله تبلیــغ شــما خواهنــد بــود.

ســخنرانی مــا زمانــی واقعــا بــه پایــان می رســد کــه مــا از ســالن یــا جلســه مــورد نظــر خــارج شــویم چــون تــا آن هنــگام مخاطــب به طــور ناخــودآگاه یــا آگاهانــه تمــام حــرکات مــا را زیــر نظــر دارد.

نکاتی که پس از اجرا باید رعایت کرد:

* عجله نکنید.

* اگر در پشت تریبون سخن گفته اید، یادداشت هایتان را جمع کنید.

* با قدم های مطمئن و با وقار از روی سن پایین بیایید.

* روی صندلی تان بنشیند.

* با هیچ کس حرف نزنید.

*خود را مسلط و آرام نشان دهید.

اشتراک این صفحه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *