چگونه در جلسات اداری سخنرانی کنیم؟

چگونه در جلسات اداری سخنرانی کنیم؟ - استاد علی پیشدار

چگونه در جلسات اداری سخنرانی کنیم؟ – استاد علی پیشدار

صحبت کردن در جلسات اداری به نوعی خود یک سخنرانی محسوب می شود که بسته به شرایط جلسه از جمله جایگاه شما در آن شرکت و سازمان، اهمیت موضوع جلسه و کل مدت زمان جلسه، می تواند برای شما از لحاظ زمان و محتوا متغیر باشد.

سخنرانی هایی که در جلسات اداری مطرح می شوند  عموماً تحت عنوان سخنرانی های توجیهی و اطلاع رسانی شناخته می شوند.

این گونه سخنرانی ها آن قدر تکرار می شوند که هیچ گونه نوآوری و اطلاعات جدیدی در آن ها و جود ندارد. سخنرانی های اطلاع رسانی را در سازمان ها ی دولتی و یا در محل کار خود ببینید، اغلب کارکنان از آن فراری اند، زیرا یکنواخت و خسته کننده است.

اما همین جلسات توجیهی از اصول پایه ای کار و تجارت به شمار می آیند. بنابراین در زمان ارائه ی چنین سخنرانی هایی به نحوی مؤثر عمل کنید.

بدین منظور در زیر ده گام لازم برای این نوع سخنرانی های توجیهی و اطلاع رسانی مطرح می شود که رعایت آن ها می تواند به شدت سخنرانی شما را تحت تأثیر قرار دهد و بهبود بخشد.

 

ده گام لازم برای سخنرانی توجیهی اطلاع رسانی در جلسات اداری سازمان ها و شرکت ها:

1- قبل از ورود به جلسه چندین حرکت کششی و حدود 12 بار تنفس عمیق دیافراگمی انجام دهید. این عمل خصوصاً برای افرادی که در شروع جلسه استرس دارند بسیار مفید است. (در حین جلسه نیز قبل از اینکه نوبت به سخنرانی شما برسد، چندین بار عمل تنفس عمیق دیافراگمی را انجام دهید.)

2- سخنرانی خود را تا حد امکان کوتاه کنید. (بین 3تا ده دقیقه) با توجه به ماهیت و موضوع جلسه. لزومی به ارائه‌ی تمام جزئیات نیست. فقط اطلاعات ضروری را ارائه دهید، ده درصد کمتر از زمان سخنرانی خود صحبت کنید و بلافاصله سخنرای خود را پایان دهید. مثلاً برای یک سخنرانی ده دقیقه ای نه دقیقه صحبت کند.

3- صحبت های خود را به اجزائی تقسیم کنید تا حاضران پس از اتمام هر قسمت بتوانند از شما سؤال کنند یا نظر دهند. مشارکت شرکت کنندگان در جلسه در بین سخنرانی شما باعث می گردد سطح اعتمادبه نفس تان افزایش یابد و از لابه‌لای صحبت های آن ها مطالب مفیدی برای استفاده در سخنرانی خود بدست آورید.

4- تعداد اسلاید های پاورپوینت البته اگر تهیه کرده اید، را به حداکثر 3 تا 5عدد محدود کنید. هیچ کس مایل به دیدن اسلایدهای زیاد نیست، حتی اگر تمامی آن ها دیدنی وفوق العاده باشند. تلاش کنید بیشتر شفاهی سخنرانی نمایید. البته این مستلزم آن است که شما از قبل تمرین های لازم را برای ارائه سخنرانی خود انجام داده باشید و به سخنرانی خود مسلط باشید. در اینجا پیشنهاد می کنم حتماً نحوه تمرین کردن سخنرانی را از کتاب «سخنرانی به سبک شما» دریافت نمایید.

5- با مقدمه ای کوتاه شروع کنید. سپس به موضوع اصلی برسید و اطلاعات را در اختیار حاضران قرار دهید.

6- کیفیت سخنرانی کوتاهتان به اطلاعات ارائه شده بستگی دارد. اگر نگران کیفیت و درستی اطلاعات خود هستید، آن را به حاضران انتقال ندهید.

7- جلسه توجیهی اطلاع رسانی محدود به واقعیتات است. عقاید و توصیه های شخصی خود را ارائه ندهید.

8- همکاران خود را نکوبید. مشکلات حوزه خود را به دوش کارکنان رده بالا ، پایین یا سایر همکاران قرار ندهید. برای مسائل و مشکلات سازمان و حوزه خود دلائل منطقی و قابل پذیرش ارائه نمایید و برای حل آن ها حتماً راه حل مناسب پیشنهاد دهید. تأکید می نمایم بدون ارائه راه حل، به بیان مشکلات نپردازد.

9- بهتر است جهت مطرح کردن مشکلات از کلمه و واژه مسائل و برای بیان راه حل ها از کلمه اقدامات استفاده نمایید. مدیران سازمان ها معمولاً  واژه مشکل را دوست ندارند و اینطور احساس می کنند که شما با مطرح کردن این مشکلات قصد تخریب عملکرد آن ها را دارید.

10- برای بیان مسائل و اقدامات در شروع یا بدنه سخنرانی استفاده نمایید. در شروع بهتر است تعداد کمی از مسائل و اقدامات و با ضریب اهمیت کمتر مطرح شود و در بدنه سخنرانی می توانید مسائل و اقدامات بیشتر و مهمتری را مطرح نمایید. در اینجا نیز پیشنهاد می کنم حتماً محصول آموزشی تأثیرگذار «سناریوی سخنرانی» که در آن به خوبی چگونگی شروع، بدنه و پایان سخنرانی را تشریح نموده است را با کلیک روی «سناریوی سخنرانی» دریافت نمایید.

11- سخنرانی شما باید با استفاده از مثال هایی که از نکات ارائه شده پشتبانی می کند، جالب تر و آگاهانه تر خواهد شد.

12- اگر بتوانید به حاضران بگویید که اطلاعات ارائه شده چگونه بر آنان و کارشان تأثیر می گذارد، بی شک توجه خواهند کرد.

13- از کاربرد اصطلاحاتی مانند شاید، امکان دارد، به احتمال زیاد و غیره دوری کنید. چنین اصطلاحاتی نشان دهنده ی شک و فقدان اطمینان و عدم اعتمادبه نفس است. ارائه مطمئن و شفاف، اهمیت اطلاعات را بیشتر می کند.

14- آماده پاسخگوئی به سؤال ها باشید. از قبل آن ها پیش بینی کنید و سؤالات احتمالی را حدس بزنید و برای آن ها پاسخ مناسب همراه داشته باشید.

اشتراک این صفحه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *