مراسم تودیع و معارفه بخش ۲

۷ نکته:

۱– نکته ی اول این هست؛

مراسم تودیع و معارفه بخش ۲ – اگر شما، خصوصاً، فــردی هســتید کــه قــرار هســت ایــن جایــگاه را تحویــل بگیرید، داریــد قضــاوت می شــوید.

به احتمال زیــاد افــرادی هســتند کــه بــا گرفتــن ایــن پســت توســط شــما مخالــف هســتند و منتظــر هســتند کــه از شــما نقطــه ضعــف بگیرنــد. حتــی افــرادی، مخصوصاً آن هایــی کــه اولیــن برخوردشــان بــا شــما باشــد، حتماً راجع به شما قضاوت ها و پیش فرض هایــی را بــه دســت خواهنــد آورد.

پــس تــا حــد ممکــن بایــد مراقــب باشــید خاطــره بــدی از خودتــان بــه جــا نگذاریــد. تــا حــد ممکــن حســاب شــده و حرفــه ای رفتــار بکنیــد.

اجــازه ندهیــد بــه خاطــر یــک اشــتباه کوچــک، برداشــت های بــدی از شــما در ذهــن حضــار و همــکاران شــکل بگیــرد. ممکــن اســت یــک حرفــی را بزنیــد کــه اصلاً منظــور خاصــی هــم نداشــته باشــید. اما نســبت بــه کارمنــدان بخشــی از اداره یــا شــرکت حــس بــدی شــکل بگیــرد و همــه احســاس کننــد شــما آمده ایــد کــه آن هــا را اذیــت کنیــد یــا حقوقشــان را کــم کنیــد. پــس بایــد خیلــی حســاب شــده صحبــت کنیــد.

۲- دومین موضوع این هست: هیچ کسی را زیر سؤال نبرید.

این کــه برگردیــد و بگوییــد فــرد قبلــی اصلاً کارش را خوب انجام نداد یک موضوع کاملاً غیرحرفــه ای اســت. قــرار نیســت شــما در ایــن جلســه کســی را زیــر ســؤال ببریــد.

اگــر برگردیــد و بــه کارمنــدان بگوییــد شــما خیلــی خــوب کار نمی کنیــد، مــن از شــما رضایــت نــدارم، ایــن خروجــی و نتیجــه ی کار، خروجــی مناســبی نیســت. اصلاً گفتــن ایــن موضوعــات به هیچ وجــه صحیــح نیســتند.

زیــر ســؤال بــردن افــراد، در ایــن جلســه کاملاً کار اشتباهی است و ممکن است جــو را بــه شــدت علیــه شــما ســنگین بکنــد.

۳- سومین موضوع این هست که این جلسه جای گلایه هم نیست.

مثلاً مدیــری کــه قــرار اســت، خداحافظــی بکنــد، شــروع نمایــد بــه گلایــه کــردن کــه، مدیریــت ســازمان یــا شــرکت بــد بود)عملکــرد خوبــی نداشــت(، بودجــه نداشــتیم، کارمنــدان کار نمی کردنــد، این هــا همــکاری نمی کردنــد و … بیــان ایــن
مطالب نیز اصلاً صحیــح نیســت.

پس تا به اینجا سه مورد را گفتیم:

اول اینکــه مراقــب باشــید کــه داریــد قضــاوت می شــوید بنابرایــن حســاب شــده عمــل نماییــد.

دوم اینکه کسی یا چیزی را زیر سؤال نبرید.

و سوم، اینجا جای گلایه کردن نیست.

گلایــه فضــای متفاوتــی دارد و انتقــاد هــم در همیــن بخــش می گنجــد. پــس انتقــاد و گایــه نمی کنیــد.

۴- چهارمیــن موضــوع ایــن هســت کــه بایــد در جلســه تودیــع و معارفــه مثبت باشیم.

اگــر موقــع خداحافظــی مــا اســت، می توانیــم مثــل کــودکان شــروع کنیــم به قهــر کــردن یــا کارهــای ضعیــف انجــام انجام دادن. انجام این کار ها اصلاً مناسب شأن شما نیست.

می توانیــم مثــل یــک فــرد باعــزت نفــس بســیار بــالا، خیلــی مثبــت تشــکر و قدردانی بکنیــم و بــا اعتمادبه نفــس ایــن جایــگاه را تحویــل بدهیم.

مطمئــن باشــید کســانی کــه در ایــن مواقــع خیلــی منفــی هســتند، افرادی هســتند کــه خیلــی غیرحرفــه ای هســتند. مــا به عنــوان فــرد جدیــد هــم اجــازه نداریــم منفــی باشیم. مثلاً جملاتــی مثــل اینکــه مــن اینجــا را یــک ویرانــه تحویــل گرفتــم. ایــن حرف ها، حرف هایــی هســتند کــه خیلــی معنی دارنــد.

مــا می توانیــم ایــن را تبدیــل بکنیــم بــه یــک موضــوع دیگــر، اینکــه: مــا بــا آن چیــزی کــه مدنظرمــان هســت فاصلــه ی زیــادی داریــم امــا داریــم در آن جهــت حرکــت می کنیــم و ان شــاءالله می خواهیــم بــه اهدافمــان برســیم.

ایــن فقــط یــک مثــال بــود. تــا حــد ممکــن از حرف هــای منفــی خــودداری کنیــد. ایــن چهارمیــن موضــوع بــود؛ یعنــی مثبــت باشــید.

۵- پنجمین موضوع اینکه هرچقدر کوتاه تر صحبت کنید بهتر هست.

آن کارمندانــی کــه بــرای آن هــا صحبــت می کنیــد به احتمال زیــاد ده هــا مدیــر را دیده انــد کــه جابجــا شــده اند؛

بنابرایــن خیلــی از صحبت هــا کلیشــه ای اســت کــه جذابیتــی بــرای آنــان نخواهــد داشــت. هرچقــدر کوتاه تــر صحبــت بکنیــد، حرفه ای تــر بــه نظــر می رســید.

پیشنهاد من این است؛ بهتر است بیشتر از هفت دقیقه صحبت نکنید.

۶- ششمین موضوع این هست اگر دوست دارید شعر بخوانید.

اســتفاده از شــعر در صحبت هــای شــما خصوصاً در شروع و پایان، سخنرانی شــما را وزیــن، جــذاب و تأثیرگــذار می کنــد.

در ابتــدای صحبــت یــا در انتهــای صحبــت، شــعری مرتبــط را پیــدا بکنیــد، کــه مناســب آن فضــا و شــرایط حاکــم بــر جلســات تودیــع و معارفــه باشــد. شــعر بــا لحــن مناســب جلســه خوانــده شــود.

۷- آخریــن و هفتمیــن نکتــه ایــن هســت کــه تمریــن کنیــد، تمریــن کنیــد و تمریــن کنیــد.

همان طــور کــه در اولیــن نکتــه اشــاره کردیــم، شــما آنجــا قضــاوت می شــوید، بنابرایــن اگــر تمریــن نکنیــد مطمئــن باشــید آن چیــزی کــه در ذهنتــان هســت را نمی توانیــد پیــاده کنیــد.

مخصوصاً اگــر اولیــن جلســاتی هســت کــه داریــد در تودیــع و معارفــه شــرکت می کنیــد، تمرینتــان را چندیــن برابــر کنیــد.

حداقل ده مرتبه تمرین کنید.

مراسم تودیع و معارفه بخش ۲ – امــا چطــور تمریــن کنیــد. در ابتــدا آن متنــی کــه آمــاده می کنیــد بــرای صحبتتــان، ســرفصل های آن را بنویســید. فقــط ســرفصل ها را نــه اینکــه کلمــه بــه کلمــه بنویســید. روی یــک کاغــذ کوچــک ســرفصل ها را یادداشــت می کنیــد.

بعــد از روی ایــن ســرفصل ها ســعی کنیــد خودتــان بــه تنهایــی بــرای خودتــان اجــرا کنیــد. بعد از اینکــه مســلط شــدید صــدای خودتــان را ضبــط بکنیــد و گــوش دهیــد. از خودتــان فیلــم بگیریــد و آن فیلــم را نــگاه بکنیــد.

ایــن دو موضــوع بــه شــما کمــک می کنــد کــه بســیار حرفــه ای اجــرا بکنیــد چــون معمولاً ایــن جلســات فیلم بــرداری می شــوند و از شــما یــک اثــر بزرگــی بــه جــا می مانــد.

اگــر اشــتباهی صــورت گیــرد و خرابــکاری بشــود، مطمئــن باشــید جایــگاه شــما را به هرحــال تــکان خواهــد داد.

پس حتماً حســاب شــده و حرفــه ای عمــل کنیــد و بــه هیــچ عنــوان احساســی نشــوید.

یکبار دیگر این هفت مورد را مرور می کنیم:

اول اینکــه مراقــب باشــید کــه داریــد قضــاوت می شــوید. چیزهــای حســاب نشــده را مطــرح نکنیــم.

دوم اینکه چیزی و کسی را زیر سؤال نبرید.

سوم اینکه اینجا جای گلایه کردن نیست.

چهارم اینکه مثبت باشیم.

پنجمین موضوع این است. هر چه کوتاه تر باشد بهتراست.

ششمین موضوع گفتن شعر هست.

و هفتمیــن موضــوع اینکــه بــه صــورت فایــل صوتــی و ویدئویــی بــرای خودتــان تمریــن کنیــد.

در قســمت های قبلــی توضیــح دادم، پــس از شــروع صحبــت توســط دبیــر و مجــری جلســه، نوبــت بــه مدیــر قدیــم و مدیــر جدیــد می رســد.

در ایــن مرحلــه نفــر چهارمــی کــه بایــد صبحــت کنــد یــک مقــام بالاتــر از ایــن افــراد است که معمولاً مدیــر ارشــد آن ســازمان مثــل مدیــر عامــل یــا معــاون و مدیــر ارشــد همــان قســمت و حــوزه اســت.

ایــن مدیــر بیشــتر در خصــوص سیاســت های کلــی شــرکت و ســازمان صحبــت می کند. مثلاً بــا بیــان آمــار و اطلاعــات توضیــح می دهــد کــه ســازمان در گذشــته چطــوری بــوده و الان در چــه وضعیتــی اســت.

همچنیــن ایــن مدیــر از کســی کــه تودیــع شــده اســت تشــکر و از تلاش هــا و زحمات ایشــان قدردانــی می کنــد و نیــز بــرای مدیــر جدیــد آرزوی موفقیت دارد.

معمولاً صحبت هــای مدیــر ارشــد حــدود نیــم ســاعت طــول می کشــد کــه توصیــه می شــود بیشــتر از ایــن زمــان صحبــت نکننــد. ایــن فرمــول را مــد نظــر داشــته باشــید هــر چــه زمــان کمتــری صحبــت نماییــد نتیجــه صحبت هــا بهتــر خواهــد شــد.

ضمناً کل زمــان جلســه ی تودیــع و معارفــه بســته بــه رده و پســت ســازمانی دارد کــه ایــن جلســه بــرای آن هــا تــدارک دیــده شــده اســت. مثلاً برای رئیس اداره یا مدیر یا مدیرعامل حداکثر تا ۱/۵ ســاعت طــول می کشــد. در اینجــا پیشــنهاد می گــردد بهتــر اســت کل زمــان مراســم و جلســات تودیــع و معارفــه بیشــتر از یــک و نیــم ســاعت نباشــد.

بعــد از صحبت هــای مدیــر عامــل یــا مدیــر ارشــد دبیــر جلســه جمــع بنــدی نهایــی را انجــام می دهــد و جلســه را بــه پایــان می بــرد.

مکان جلسات تودیع و معارفه

در ادامــه توضیحــی خواهیــم داد در مــورد مکان هایــی کــه جلســات تودیــع و معارفــه در آنجــا برگــزار می شــود.

بســته بــه اینکــه ایــن جلســه در چــه رده و پســت ســازمانی برگــزار می گــردد و نیــز چــه تعــداد افــراد شــرکت می کننــد می توانــد در جاهــای مختلفــی برگــزار گــردد.

هــر چــه ایــن رده و پســت پایین تــر باشــد بالطبــع تعــداد حاضریــن نیــز کمتــر خواهــد بــود و از نظــر حساســیت و اهمیــت آن کاســته می شــود.

معمولاً از رده هــای رؤســای ادارات تــا مدیــران در ســالن ویدئــو کنفرانــس هــر ســازمان تشــکیل می گــردد. از مدیــران ارشــد و معاونیــن، بــه ســمت مدیرعامــل یــا مدیــرکل کــه امــکان حضــور افــراد ســطح بالاتــر نظیــر وزیــر آن ســازمان را دارد و تعــداد بیشــتری از کارکنــان شــرکت حضــور خواهنــد داشــت و از حساســیت و اهمیــت بیشــتری برخــوردار خواهــد بــود، ایــن جلســات در ســالن ســمینار و همایــش برگــزار می گــردد.

نحوه ی نشستن افراد در جلسات تودیع و معارفه

موضــوع دیگــری کــه در اینجــا مطــرح اســت نحــوه نشســتن افــراد در کنــار هــم اســت. در ســالن ویدئــو کنفرانــس در قســمت جلویــی میــز کنفرانــس کــه محــل نشســتن مدیــران اســت، دبیــر جلســه و مدیــر ارشــد یــا مدیرعامــل قــرار می گیرنــد. در دو طــرف آن نیــز دو مدیــری کــه می خواهنــد تودیــع و معارفــه شــوند، می نشــینند و در کنار آن ها به ترتیب ســایر مدیران، رؤســای ادارات وکارشناســان و کارکنــان مســتقر می شــوند.

در ســالن های بزرگ تر)ســالن های ســمینار و همایــش( نیــز در ردیــف اول ســالن مدیــران و رؤســای رده بــالای شــرکت قــرار می گیرنــد. ســایر کارکنــان شــرکت نیــز بهتــر اســت پشــت ســر ایــن افــراد بنشــینند، کــه ترتیــب خاصــی را بــرای آن نمی تــوان در نظــر گرفــت. هــر چنــد کــه بهتــر اســت خــود کارکنــان ترتیــب مناســب نشســتن خــود را در ســالن رعایــت نماینــد. ایــن حرکــت نیــز نشــانه ی حرفــه ای بــودن کارکنــان اســت.

بــا عمــل کــردن بــه توصیه هــای مطرح شــده در ایــن قســمت کتاب(مربــوط بــه مراســم تودیــع و معارفــه)، شــما بــه راحتــی می توانیــد ایــن جلســات را مدیریــت کنیــد و در هــر رده و پســت مدیریتــی کــه هســتید بدرخشــید.

پیشــنهاد می کنــم جهــت دریافــت فیلــم آموزشــی مربــوط بــه مراســم و جلســات تودیــع و معارفــه کــه توســط مــن «علــی پیشــدار» تهیــه گردیــده اســت بــه وبســایت گنــج نهــان (www.ganjenahan.com) مراجعــه نماییــد.

مراسم تودیع و معارفه بخش 2

مراسم تودیع و معارفه بخش ۲

جهت دریافت نسخه چاپی کتاب سخنرانی ویژه مراسم لطفاً بر روی تصویر کلیک نمایید.

برای دریافت نسخه الکترونیکی کتاب سخنرانی ویژه مراسم لطفاً بر روی لینک زیر کلیک نمایید.

جهت دریافت نسخه الکترونیکی

اشتراک این صفحه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *