مشکلات موجود در ارائه سخنرانی و راه حل های آن

مدیریت مشکلات در ارائه سخنرانی

مدیریت مشکلات در ارائه سخنرانی

مشکلات موجود در ارائه سخنرانی و راه حل های آن

مشکلات اجتناب ناپذیر هستند

مشکلات موجود در ارائه سخنرانی – حتی در بهترین شرایط هم ممکن است که خیلی از برنامه ریزی های شما به هم بخورد و انتظار آن را هم نداشته باشید. این مسئله برای همه سخنرانان پیش می آید. جای هیچ نگرانی نیست فقط باید راه حل آن را پیدا کنید. این موارد در سایر جنبه های زندگی هم مثل به هم خوردن برنامه سفر به علت خرابی خودرو یا بیمار شدن یکی از اعضای خانواده یا گیر کردن در ترافیک، رخ خواهد داد.
برای سخنرانی هم این یک امر غیر عادی نیست. مشکلاتی مثل خرابی تجهیزات، از بین رفتن اسلایدها، دیر رسیدن به محل سخنرانی، گم کردن محل سخنرانی و اختلالاتی که در حین سخنرانی پیش می آید، مثل قطع برق یا میکروفن.
بهترین عمل، کاری است که آتشنشان ها یا امدادگران در وهله اول انجام می دهند؛ «حفظ آرامش». هر مشکلی که به وجود می آید قطعاً راه حلی برای آن پیدا خواهد شد. تا می توانید به پیش بروید، مسائل را حل کنید و هیچ نگران نباشید .
شاید بعضی مواقع نیاز باشد که چشم پوشی کنید و حضّار هم متوجه آن نشوند. تجربه، شما را کار کشته تر می کند و به مرور راحت تر می شوید و با آگاهی بیشتر، از به وجود آمدن مشکلات جلوگیری می کنید. در ادامه، چند مورد از این مشکلات را با هم بررسی کرده و راه حلی را که بیشتر سخنرانان از آن استفاده می کنند، به شما پیشنهاد می کنیم:

مشکلات موجود در ارائه سخنرانی ؛ خرابی تجهیزات

چیزی که خراب شدنی است بالاخره یک روزی خراب می شود. پس باید انتظار خرابی تجهیزات و لوازم کار خود را داشته باشید، آن هم شاید در حین سخنرانی باشد. به طور مثال اگر لپ تاپ به پروژکتور وصل نمی شود، شاید سیم های اتصال شل شده یا نرم افزاری مشکل پیداکرده است. می توانید از مسئول برگزارکننده بپرسید و این موارد را به تجربه خود بیافزایید.

همان گونه که از قبل اشاره کردیم خیلی از این مشکلات را می توان قبل از به وجود آمدن برطرف کرد. همه این ها در اثر تجربه و کار مداوم به دست می آید. با این حال ممکن است که باز هم این موارد سر باز کند. آرامش خود را حفظ کنید، معذرت خواهی نکنید، هراس نداشته باشید و هول نکنید. در عوض کنترل اوضاع را در دست بگیرید.
لامپ پروژکتورها عمر مفیدی دارند و شما از آن خبر ندارید. ممکن است در همان زمان ارائه بسوزد، هر چند در این مواقع برگزارکننده برای این کار باید پیش بینی لازم را کرده باشد. در صورت امکان یک لامپ پروژکتور با خود داشته باشید یا در نهایت پرینت اسلایدها را آماده داشته باشید و ارائه خود را از روی آن بدون هیچ دغدغه ای ادامه دهید، یا اینکه از روی خود لپ تاپ، بقیه مسیر را طی کنید.
وقتی که میکروفن کار نمی کند یا صدای ناجوری می دهد، شاید به خاطر نزدیکی دهانتان به آن است یا واقعاً مشکل دارد. در این صورت از مسئول تنظیم صد ا کمک بگیرید. بدیهی است که درصورت قطعی کامل میکروفن باید جلوتر آمده، با صدای بلندتری صحبت کنید تا این مسئله حل شود. با تقویت صدا می توان بدون میکروفن کار را به پیش برد و از صدای طبیعی بهره گرفت.

مشاهده محصول آموزشی ویدئویی تقویت صدا (معجزه و جادوی صدا – آموزش صداسازی)

مشکلات مربوط به محتوا و تلفظ کلمات

در مواقعی بدون اطلاع قبلی، به یک سخنرانی دعوت می شوید و آمادگی تهیه یک محتوا را ندارید یا آن قدر زمان ندارید که تمرین کنید؛ بنابراین نیاز دارید که در خصوص سخنرانی بداهه کمی بیشتر بدانید و در زمینه هایی که ممکن است از شما دعوت به سخنرانی کنند از قبل محتوا آماده کنید و تمرین داشته باشید.
تلفظ صحیح کلمات باعث شیوایی کلام می شود. با این وجود زمانی پیش می آید که کلماتی را سهواً اشتباه تلفظ کنید. در این صورت با بی توجهی به آن از این مرحله عبور کنید. اگر حضّار عکس العمل نشان دادند با یک طنز مناسب از موضوع بگذرید.

مثلاً اگر کلمه «سَبک » را اشتباهاً «سَکب » تلفظ کردید، بگویید: چیه؟! مگه! «سَکب » که بهتره! و با خنده از آن رد شوید. یا اینکه اگر کلمه ای مثل «استرس» را «استرش» تلفظ نمودید، با اعتماد به نفس صحیح آنرا بگویید و به صحبت های خود ادامه دهید.

مشکلات موجود در ارائه سخنرانی ؛ مدیریت اسلاید ها

  • در زیر، به چند مورد از مشکلات در این زمینه و راه حل آن ها اشاره خواهیم کرد.
    امکان اشتباه تایپی در تهیه اسلایدها چیزی نیست که هرگز رخ ندهد. این اشتباه می تواند توجه حضّار را جلب کند و به آن اشاره داشته باشند. در صورت امکان، غلط املایی و اشتباه تایپی را اصلاح نمایید؛ انجام این کار عملاً در سمینارها و همایش ها کار مشکلی است. بهتر آن است که به اسلاید هایتان دست نزنید و سیستم را دست کاری نکنید، چون ممکن است، ابزار های مورد استفاده شما مثل لپ تاپ و پروژکتور با مشکل روبرو شود، استرس به شما وارد شود و ارائه تان را خراب کنید.

در کارگاه ها و کلاس های آموزشی راحتر می توان این کار را انجام داد. چون زمان و مکان طوری است که می توانید مانور بیشتری داشته باشید. در هر صورت تلاش داشته باشید به موضوع سخنرانی مسلط باشید و با اعتماد به نفس طوری برخورد کنید که این چیز مهمی نیست و بلافاصله از آن عبور کنید. (البته واقعاً هم چیز مهمی نیست!)

  • اگر اسلایدی نمایش داده نشد و آن را به خاطر دارید درباره آن توضیحی بدهید. اصلاً اشار ه نکنید که اسلایدی در این زمینه داشته اید یا خیر اگر هم چیزی از آن بیادتان نمی آید به اسلاید بعد بروید و به کارتان ادامه دهید. همین که به کارتان ادامه بدهید کسی متوجه نخواهد شد. معذرت خواهی را از دستور کار خود خارج کنید تا توجه غیرضروری به مطلب حذف شده تان جلب نشود.
  • در بعضی مواقع نمی خواهید اسلایدی را به دلیلی مثل عدم ارتباط با موضوع یا نداشتن زمان کافی، توضیح دهید. یا اینکه از اسلایدی که اضافه شده است آگاهی ندارید. به خیال خود آن را پنهان کرده اید؛ اما می بینید که در حین اجرای برنامه، ظاهر می شود. در این مواقع سعی در توجیه آن نکنید. بیان همین موضوع، کار را خرابتر می کند . اگر نیاز به توضیح ندارد، سریعاً ازآن عبور کنید، یا اگر لازم دیدید، توضیح مختصری درباره آن بدهید. مثلاً بگویید خب از این اسلاید به دلیل نداشتن وقت می گذریم. یا چون زمان زیادی نداریم از این اسلاید عبور می کنیم و در آخر وقت، اگر فرصت شد آن را توضیح می دهیم .
  • در هنگام نمایش یک فیلم در لابه لای اسلایدها ممکن است، نتوانید که آن را اجرا کنید. این مشکل، بیشتر در مواقعی پیش می آید که فیلم در خارج از اسلایدهای پاورپوینت قرار می گیرد. توصیه ما این است که فیلم ها را در داخل اسلاید ها جاسازی کنید.
    در هر صورت اگر چنین مشکلی پیش آمد از خیر آن بگذرید و بدون توجیه کردن به مطلب بعدی بپردازید. یا بگویید: در صورت درست شدن در انتها ی برنامه آن را نمایش خواهید داد. در این خصوص می توانید از مسئول فنی درخواست کمک کنید.

مواقعی هست که می خواهید؛ مطلبی را از اینترنت دریافت کنید و مستقیماً در سخنرانی خود از آن بهره بگیرید و اینترنت قطع می شو د. در این لحظه نیز مثل موارد قبلی می توانید وضعیت اینترنت را به کمک مسئول فنی یا برگزارکننده چک کنید. پیشنهاد ما این است، حتی المقدور از اینترنت به طور مستقیم در سخنرانی خود استفاده نکنید. فواید آن به مراتب از دردسر های آن کمتر است.

مدیریت کلام از دست رفته

در مواقعی پیش می آید که در حین سخنرانی، یک سوتی کلامی بدهید. در زندگی روزانه هم ممکن است با چنین موردی مواجه شده باشید. در این هنگام شاید دعا می کردید آنجا نبودید، آن حرف را نمی زدید یا به جای آن چیزی دیگر می گفتید. شاید هم با کلامتان به طور ناخواسته دیگران را ناراحت کنید.

ممکن است حضّار در حین مثال زدن برداشت نادرستی از صحبت های شما داشته باشند، متوجه کلام شما نشوند و رنجش خاطر پیدا کنند. مثلاً شاید به یک نفر که او را می شناسید، بگویید فلانی، زمانی که حال خوبی ندارد و می خواهد انرژی بگیرد و حالش بهتر شود در سمینار یا کارگاه ما شرکت می کند. شاید بیان این مطلب یک مزیت برای سمینار شما باشد؛ یعنی سمینار یا کارگاه آموزشی شما آنقدر با کیفیت هست که باعث می شود افرادی که در آن شرکت می کنند، سرحال و بانشاط می شوند. اما احتمال دارد که خود شخص یا سایر مخاطبان برداشت نامناسبی داشته باشند و آن هم این است که؛ فرد مورد نظر احتمالاً همیشه حال خوشی ندارد. این گونه مثال زدن و اینگونه برداشت نمودن، شخص مورد نظر را کوچک می کنید . در این مورد سریعاً با یک توضیح تکمیلی سوتی خود را جبران کنید نه اینکه بخواهید گفته خود را توجیه کنید .

یکی از همین موارد که برای من اتفاق افتاد: برای تعدادی از دانشجویان، کارگاه آموزشی فن بیان و سخنرانی برگزا ر نمودم. در این کارگاه بیان کردم؛ در سخنرانی، موقعی که شما از مخاطب به هر نحوی تشویق می گیرید یا برای قدردانی از مسئولان برگزارکننده از مخاطب می خواهید که آ نها را تشویق کنند، این شگردی برای ارتباط برقرار کردن و انرژی گرفتن از خود مخاطب است و در واقع این کار را به نفع خودتان انجام می دهید. در یک لحظه به نظرم آمد شاید برداشت مخاطب و مسئولان از این کار، نوعی فریبکاری و توهین به حساب آید.

البته در این زمان ها از حالات چهره و زبان بدن آ نها متوجه تغییر شرایط خواهید شد. این موج تفکر را احساس کردم؛ بنابراین سریعاً موضوع را با تعریف و تمجید خالصانه و واقعی از آن ها به این صورت جمع کردم؛ که؛ بله کار شما در واقع
با یک تیر دو نشان زدن است. ضمن قدردانی ا ز برگزارکنندگان و مسئولان و تشکر از حضور مخاطبا ن، ارتباط خو د را با برگزارکنندگان و مخاطب نیز قوی تر می کنید .
در مواردی هم است که جوکی را تعریف می کنید، اما اثر جالبی روی مخاطب نمیگذارد. یک راهکار این است، از جایی که هستید، جابجا شوید، بعد به جایی که قبلاًبودید اشاره کنید و بگویید که چه حرف جالبی زد؛ یعنی دارید به شخص ثالثی اشاره می کنید. در ادامه با بی توجه به کلامی که گفتید به بحث خود ادامه دهید.

اختلالات موبایلی

موبایل ها می توانند به دو صورت زیر در روند سخنرانی شما اختلال به وجود آورند:

۱- تماس هایی که در حین سخنرانی به موبایل خودتان می شود؛ در جریان سخنرانی اگر صدای موبایل تان درآید واقعاً خجالت آور است! و این خجالت زدگی زمانی بیشتر می شود که خودتان قبل از شروع برنامه از مخاطبان درخواست کرده باشید که موبایل شان را خاموش یا در حالت بی صدا قرار دهند، اما موبایل خودتان روشن باشد و ناگهان صدای زنگ آن با یک تماس، بلند شود. در طول سخنرانی تان اطمینان حاصل کنید که موبایل تان را روی حالت بی صدا گذاشته یا خاموش کرده اید.
۲- موبایل حضّار زنگ می خورد، یا با موبایل شان بازی می کنند و صدای آن در فضای سالن می پیچد؛ می توانید به آ نها یادآوری کنید که موبایل شان را خاموش یا در حالت بی صدا بگذارند یا اگر کار مهمی دارند با آرامش سالن را ترک کنند. همچنین می توانید سریعاً صدای خود را بلندتر کنید. لحن خود را تغییر دهید و خود را به سمت دیگر سالن هدایت کنید تا توجه حضّار از قسمتی که موبایل زنگ می خورد دور شود .

در گرو ه های کوچکتر هم می توان همین یادآوری را انجام داد و از آن ها درخواست نمود که در بیرون از محل کارگاه یا کلاس صحبت خود را انجام دهند.
سخنرانی را می شناسم که حساسیت زیادی نسبت به تلفن همراه داشت و دارد! همچنین این حساسیت در مواقعی که افراد در حال فیلمبرداری نیز بودند شدت می یافت. به صورت جدی برخورد می کرد و به نوعی می توان گفت که بد و بیراه می گفت.

مثلاً می گفت: «مثل اینکه من تا حالا دوربین ندیده ام» یا اگر موبایل کسی زنگ می خورد با حالتی تمسخرآمیز می گفت: «موبایلتان را روی حالت لرزش قرار بدهید و آن را زیر پایتان بگذارید». آن سخنران شاید به علت جایگاه و سن و سالی که داشت از طرف مخاطب پذیرفته شده بود اما هرگز این توصیه ها را به شما نمی کنیم . در برخورد با این موارد جانب ادب را در نظر بگیرید.

 

اشتراک این صفحه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.