جلسه تودیع و معارفه- نکات کلیدی جلسه تودیع و معارفه

چگونه در جلسه تودیع و معارفه، در هر پست و مقامی هستیم بدرخشیم؟

جلسه تودیع و معارفه – استاد علی پیشدار

جلسه تودیع و معارفه

جلسه تودیع و معارفه – از آنجائیکه جلسه تودیع و معارفه، مراسمی است که در خیلی از سازمان ها با توجه به ماهیت شان مثل دولتی یا خصوصی بودنشان یا بزرگ یا کوچک بودنشان متفاوت است. بنابراین نمی توان به صورت دقیق اشاره کرد که این مراسم و جلسات در هر سازمانی چگونه برگزار می گردد.

امّا با این وجود جلسه تودیع و معارفه، دارای یک پایه و اساس کلی می باشد که در هر نوع سازمان و اداره می تواند یکسان باشد. به همین دلیل تصمیم داریم در این مقاله به سؤالات و موضوعات کلی این جلسات بپردازیم تا هر شخص با توجه به نیاز خود و سازمان مربوطه برداشت مورد نیاز خود را داشته باشد و جلسه تودیع و معارفه را به نفع خود تعدیل نماید.

انواع سؤالات در  خصوص مراسم و جلسه تودیع و معارفه

در اینجا تصمیم داریم که به سؤالات کلی زیر در خصوص مراسم و جلسه تودیع و معارفه پاسخ دهیم:

1. اصلاً تودیع و معارفه چیست؟ ویا به چه جلساتی جلسه تودیع و معارفه می گویند.
2. کلاً روند برگزاری این گونه جلسات(جلسه تودیع و معارفه) چگونه است؟
3. در جلسه تودیع و معارفه معمولا چه کسانی شرکت می کنند؟
4.  در مراسم و جلسه تودیع و معارفه اولین شخصی که صحبت می کند، کیست؟
5. در مراسم و جلسه تودیع و معارفه، تودیع لقب چه کسی است؟
6. در مراسم و جلسه تودیع و معارفه، لقب معارفه به چه کسی تعلق می گیرد؟
7. در جلسه تودیع و معارفه کسی که تودیع می‌شود، چگونه صحبت نماید؟ چه مطالبی را باید بیان نماید و از گفتن چه موضوعاتی باید خودداری کند؟
8. در جلسه تودیع و معارفه کسی که معارفه می شود، باید به چه موضوعاتی اشاره نماید و چه مطالب و موضوعاتی را نادیده بگیرد؟
9. قبل از جلسه تودیع و معارفه افراد تودیع شونده و معارفه شونده چه کارهایی را باید انجام بدهند؟
10. رئیس جلسه تودیع و معارفه کیست؟ و قبل، در حین و بعد از جلسه چکار باید بکند؟
11. نحوه نشستن افراد باید چگونه باشد؟ مثلاً مدیر یا رئیس جلسه یا تودیع شونده و معارفه شونده کجاها باید بنشینند؟
12. زمان این گونه جلسات(جلسه تودیع ومعارفه) معمولاً چقدر باید باشد؟
13. مکان برگزاری این جلسات(جلسه تودیع و معارفه) باید کجا باشد ؟
14. در جلسه تودیع و معارفه بالاترین مقام کیست؟ چه تعداد از افراد و تا چه سطحی دعوت می شوند؟

دلیل اینکه اقدام به تولید این محصول که درارتباط با مراسم و جلسه تودیع و معارفه است، نمودم. این بود که در کارگاه های آموزشی، سمینار ها و شبکه ها و فضای مجازی بخصوص در اینستاگرام و همچنین از طریق اعضاء محترم سایت اغلب پیام ها و سؤالاتی را در ارتباط با جلسات  و مراسم تودیع و معارفه دریافت می کردم.

پاسخ سؤال اول

در ابتدا اجازه دهید، به این سؤال پاسخ بدهیم که تودیع و معارفه چیست؟ به چه جلساتی جلسات تودیع و معارفه می گویند.

تعریف کوتاهی از خود کلمه ی تودیع و معارفه؛

تودیع در معنای لغوی یعنی وداع کردن، بدرود گفتن و سپردن چیزی نزد کسی یا به کسی

و معارفه یعنی اظهار آشناییکردن ، با هم اظهار آشنایی کردن، یکدیگر را شناختن، شناخت یکدیگر.

پس به کسی که پست و مقام خودش را ترک می کند و تحویل شخص دیگری میدهد لقب تودیع داده می شود. یعنی این شخص دارد تودیع می شود و از کاری که الان دارد جابجا می گردد.

به کسی که دارد همان پست و مقام و جایگاه نفر تودیع شده را کسب می کند؛ لقب معارفه داده میشود. یعنی این شخص دارد برای کار جدیدش در جلسه ای که به همین منظور گرفته شده است معرفی می شود.

به این نوع جلسات که در آن در دو نفر تودیع و معارفه می شوند جلسات تودیع و معارفه گفته میشود. معمولاً از رؤسای ادارات به بالا برای آن ها جلسات تودیع و معارفه تدارک دیده می شود.

یادآوری

در اینجا قبل از اینکه به سایر سؤالات پاسخ دهیم، باید یک یادآوری داشته باشیم؛ اینکه رسوم هر سازمانی متفاوت هست؛ بنابراین آنچه در اینجا بیان می‌شود صد در صد نیست. شما باید با خلاقیت خودتان این تغییرات را اعمال بکنید؛

پاسخ سایر سؤالات

در این قسمت به این سؤال پاسخ می دهیم که در یک جلسه ی تودیع و معارفه چه کسانی حضور دارند و هر کدام چه صحبت هایی می کنند و چه کارهایی را انجام می د هند؟

افراد اصلی که در این جلسه حضور آن ها الزامی است؛

مدیر یا مسئول قبلی یعنی کسی که می خواهد تودیع شود و مدیر یا مسئول جدید که می خواهد جانشین مدیر قبلی شود. یعنی کسی که می خواهد معرفی شود.

شخص بعدی که حضورش در این جلسات واجب است. شخص دبیر جلسه یا رئیس جلسه است. معمولاً این شخص از طرف مدیرعامل انتخاب می شود و کسی است که در آن حوزه‌ای که مراسم تودیع و معارفه انجام می شود فعالیت دارد و از نظر فن بیان و سخنوری نیز در سطح بالایی قرار دارد. دبیر جلسه معمولاً از مدیران ارشد ویا روسای ادارات هستند.

بعد از حضور افراد فوق در جلسات تودیع و معارفه، سایر مدیران مربوطه به حوزه اشخاص تودیع و معارفه شونده حضور دارند. به همین ترتیب سایر روسای ادارات و کارشناس مسئولان و کارشناسان که حضور این افراد کم رنگ تر می شود.

به هر حال در هر جلسه ی این چنینی تمام کارکنان می توانند شرکت کنند که بیشتر کارکنان همان حوزه مربوط به اشخاص تودیع و معارفه شونده می باشند. مثلاً کارکنان حوزه مالیحو، حوزه ی برنامه ریزی یا حوزه ی فنی حضور دارند.

برای جلسه تودیع و معارفه از سطح رئیس اداره به بالا، مدیرعامل یا مدیرکل یا معاون می توانند حضور داشته باشند اما برای سطح مدیر حضور مدیرعامل یا معاون ایشان ضروری است.

شروع کننده جلسه تودیع و معارفه کیست؟

دبیر جلسه

در ابتدا رئیس یا دبیر جلسه بعنوان مجری و شروع کننده شروع به صحبت کردن می کند و جلسه بصورت رسمی آغاز می شود. ایشان با توجه به اینکه اطلاعات پرسنلی افراد را ازقبل جمع آوری کرده است، اقدام می کند.

صحبت های ایشان بیشتر پیرامون شغلی است که الان دارد از یک فرد به فرد دیگری واگذار می گردد و نقش و اهمیت این پست و جایگاه را در سازمان گوش زد می کند. پس از آن شروع به خواندن حکم شخص معارفه شونده می کند. پس از اینکه حکم کارگزینی فرد معارفه شونده خوانده شد.

مجری شروع به به توضیحاتی در مورد شخص مدیر قبلی یا تودیع شونده یا کسی که می خواهد خداحافظی کند، می‌کند و عملکرد نامبرده را توضیح می دهد که معمولاً هم جنبه های مثبت این عملکرد در نظر گرفته می شود مثلاً می گوید که چند سال یا چند مدت در این پست بوده است و چه کارهای مفیدی را انجام داده است.  در پایان نیز دبیر جلسه از مدیر قبلی تقدیر و تشکر می نماید.

بعد از اینکه مجری توضیحاتش رو در مورد مدیر قبلی بیان کرد شروع به توضیح در مورد فعالیت ها و سوابق و جایگاه های مدیر جدید می کند. اینکه چه کارهایی رو انجام داده و چه مشاغلی را در دست داشته است. در اینجا نیز مجری نکات مثبت و قابل تقدیر مدیر جدید را بیان می کند.

در نهایت اینکه به مدیر جدید نیز این شغل را تبریک می گوید و برای او آرزوی موفقیت می کند. این توضیحات بهتر است که بین ده تا پانزده دقیقه بیشتر نباشد. البته در موارد استثناء و در صورت نیاز به نیم ساعت هم ممکن است که برسد. که ما در اینجا زمان مفید و مؤثر آن را همان ده الی پانزده دقیقه در نظر می گیریم.

مدیر قبلی(تودیع شونده)- مدیر جدید(معارفه شونده)

بعد از صحبت های دبیر جلسه نوبت به صحبت کردن مدیر قبلی(تودیع شونده) می رسد و بعد از آن نیز نوبت به مدیر جدید(معارفه شونده) داده می شود.

برای اینکه بدانید این مدیران، (تودیع شونده و معارفه شونده) در جلسه تودیع و معارفه چه باید بگویند و نیز دریافت پاسخ سایر سؤالات مطرح شده در ابتدای مطلب، فیلم جلسه تودیع و معارفه را با کلیک روی کلید زیر دریافت نمایید. با آروزی موفقیت شما عزیران در هر موقعیت و شغلی که هستید.

سپاسگزارم – علی پیشدار

Button